Administratief medewerker / manusje van alles

---

Voor onze opdrachtgever, een informeel en groeiend bedrijf in de GWW-branche zijn we op zoek naar een parttime administratief medewerker voor 24 uur per week. Je werkdagen zijn op maandag, woensdag en vrijdag. Het eerste halfjaar ben je vanwege vervanging van een zwangersschapsverlof m.n. bezig op de financiële administratie zowel op de debiteuren- als crediteurenadministratie. Daarnaast handel je als manusje van alles binnengekomen telefoontjes af, verspreid je inkomende post, verzorg je mailings, regel je drukwerk en kantoorartikelen en facilitaire zaken. Daarnaast beheer je de agenda van de directie en help je mee met de organisatie van personeelsbijeenkomsten.
Na het eerste halfjaar is je werk meer gericht op de projectadministratie en het analyseren daarvan. Je ondersteunt de projectleiders bijvoorbeeld op het gebied van service- en onderhoudsprojecten. Je bereid aanbestedingen voor en je verzorgt de administratieve afhandeling van termijnen, inspecties, offertes en aanverwante zaken. Tevens kun je ondersteuning bieden bij de implementatie van het nieuwe ERP-systeem.
Een greep uit je werkzaamheden:*Coderen en verwerken van inkoopfacturen met bonnen in Whitevision en InfraOffice

• Verantwoordelijk voor de eerste controle van de ingeboekte inkoopfacturen
• Verantwoordelijk voor een volledig, juist en up-to-date houden van crediteurenbestand
• Verantwoordelijk voor een volledige WKA administratie
• Ontvangen van aanmaningen en herinneringen
• In geval van gesignaleerde knelpunten, direct actie naar verantwoordelijke afdelingshoofd
• Fungeert als back-up voor het boeken van kas- en bankboek en boeken van uren (t.b.v. de urenregistratie)
• Verzorgen voor het opmaken van verkoopfacturen
• Verzorgen van het debiteurenbeheer en indien nodig terugkoppeling naar afdelingshoofd
• Het behandelen en verspreiden van de inkomende post
• Aanname van de inkomende telefoon, inclusief storingen en invoer ervan in het administratieve systeem
• Het verzorgen van mailings, bewonersbrieven
• Het bijhouden en regelen van de voorraad drukwerk, kantoorartikelen en keukenvoorraad
• Regelen en onderhouden van facilitaire zaken zoals tankpassen, telefoons, ondersteuning wagenpark etc
• Agenda beheer directie en het regelen van hotels en afspraken
• Het mede verzorgen en organiseren van personeelsbijeenkomsten
• Fungeert als coördinator van IT gerelateerde aanvragen met IT serviceprovider
• Alle andere voorkomende administratieve taken